Nivel de madurez, propuesta de mejora, estandarización de procesos y cuadro de mando integral, para la Gestión Documental en la Universidad de las Fuerzas Armadas - Espe Matriz y Sedes

Abstract

En la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, existen diversos procesos que forman parte de la Gestión Documental, la cual está a cargo de la Unidad de Secretaría General, a través de este trabajo se pretende determinar el nivel de madurez de sus procesos y proponer una mejora continua mediante la actualización documental. Para determinar el nivel de madurez de los procesos, se realizó un análisis basado en la información obtenida de las entrevistas realizadas a los responsables de cada proceso, junto con los datos recopilados de la encuesta aplicada, la cual, determina el nivel de madurez de los procesos y el nivel de conocimiento que los responsables tienen acerca de la gestión por procesos; la base para determinar el nivel de madurez fue utilizar el Modelo Cadena, que abarca 6 niveles que especifican de manera clara y precisa qué características debe tener cada proceso para ubicarse en cierto nivel. Los resultados de la encuesta fueron plasmados en tablas que de forma resumida ayudan a identificar el nivel de conocimientos de los responsables de cada proceso con respecto a la temática planteada. Para la propuesta de mejora, se utilizó la metodología de Harrington que se compone de cinco fases que se enfocan en la mejora continua de los procesos, además, se establecieron estrategias de mejora en base a la metodología 5W + 1H, con la finalidad de proponer cambios que permitan la automatización de sus procesos y en un futuro logren ubicarse en el nivel más alto de madurez utilizando una gestión en base a procesos.