Propuesta de mejoramiento de procesos de la dirección financiera y la dirección de contratación pública del CONGOPE

Abstract

El CONSORCIO DE GOBIERNOS AUTÓNOMOS PROVINCIALES DEL ECUADOR, CONGOPE, como institución de Derecho Público, es la encargada de la coordinación, asesoramiento, capacitación y asistencia técnica de las corporaciones provinciales. El CONGOPE, ha apoyado la gestión de cada uno de los Gobiernos Provinciales del Ecuador, a partir del año 1969; con sede en la ciudad de Quito, lugar de encuentro para todos los representantes provinciales y delegados. La institución para desempeñar sus actividades de acuerdo a sus competencias mencionadas anteriormente, recibe un aporte denominado por la Contraloría General del Estado como FONDEPRO. Cada Gobierno Provincial debe transferir mensualmente un aporte al CONGOPE; el monto es designado según el presupuesto anual de cada provincia. Además el Gobierno central también transfiere a través del Banco del Estado fondos a la institución. Al realizar el diagnostico situacional se encontró que el factor externo que más afecta al CONGOPE, es el aspecto judicial, puesto que constantemente se emitan o modifican las leyes, normativas, registros oficiales para el sector público y en especial para los Gobiernos Autónomos Descentralizados. Además se pudo identificar claramente que el aspecto político y económico favorecen a la institución, ya que las autoridades del CONGOPE, poseen una estrecha relación con el gobierno central, facilitando así sus actividades y además por las crecientes reformas tributarias se recibe más asignaciones para el presupuesto de la institución. El CONGOPE no tiene competencia ya que sus actividades son dirigidas específicamente para los Gobiernos Provinciales con excepción de Galápagos. En cuanto a los factores internos, se encontró que los trabajadores no cuentan con el suficiente incentivo y por lo contrario se encuentran desmotivados; la capacitación que recibe el personal no es la suficiente. Además se detectó que no existe el material ni movilización necesaria para el eficiente desempeño de los funcionarios. Los sistemas informáticos utilizados actualmente no son óptimos ni completos como para generar información precisa ni verás. En base a todos estos antecedentes se procedió a realizar el levantamiento de los procesos que se realizan en la institución, encontrando que existen actividades que demandan mucho tiempo debido a la falta de estandarización de los procesos, a la centralización de actividades y la burocracia que se aplica en todas las actividades. Una vez realizado el levantamiento se procedió a plantear mejoras tanto en tiempo como en costos, obteniendo el beneficio esperado anual en la Dirección Financiera, de 1,322.400 minutos y $651,470.36 dólares, y en la Dirección de Contratación Pública de 22,950 minutos y $12,930.40 dólares.