Aplicación de nuevos sistemas de gestión documental para secretarias en las empresas públicas del Distrito Metropolitano de Quito

Abstract

Actualmente el desarrollo tecnológico y la gestión documental han ido progresando a la par, por lo que existen sistemas encaminados a asegurar la gestión documental de manera eficiente y efectiva. El dominio por parte de la Secretarias Ejecutivas de estos sistemas es fundamental para poder un control y empleo adecuados de los documentos de manera más ágil y certera. Esta investigación tiene como objetivo general conocer la aplicación de los Nuevos Sistemas de Gestión Documental (Quipux y Athento) por parte de las Secretarias Ejecutivas en las empresas públicas del Distrito Metropolitano de Quito., esto nos permitirá comprobar que las secretarias ejecutivas de las empresas públicas del Distrito Metropolitano de Quito desconocen la aplicación de los Nuevos Sistemas de Gestión Documental, y que estos a su vez, influyen de forma positiva en su eficiencia. Por tal motivo la investigación se enfoca en determinar el conocimiento que poseen las secretarias ejecutivas acerca de los nuevos sistemas de Gestión Documental, entre los cuales están el Quipux y Athento. El primero como sistema de gestión documental, que posee la función de controlar, identificar, gestionar documentos electrónicos e información referencial de documentos impresos de una organización; sean internos, externos, enviados o recibidos. El segundo, Athento permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos, con su empleo la empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, entre otros beneficios. Actualmente son pocas las empresas que están empleando los sistemas de gestión documental.