Resumen:
Una de las deficiencias de las empresas, es que no disponen de la información, personal y forma de registro, para poder realizar correctamente la administración de la documentación, haciendo que los trámites se queden estancados y resulte difícil obtener los beneficios reales de tiempos y de plazos.
En las dependencias de algunas empresas gubernamentales, cuando se realiza algún tipo de trámite, vemos que sus despachos están repletos de documentos dispuestos, al parecer estratégicamente, en muchos montoncitos; muchos de los cuales exigen una urgente atención, y es imposible darles el debido trámite requerido; entonces cuando los documentos nos agobian, pasamos a llamarles despectivamente papeles , y comenzamos a quejarnos del exceso de burocracia, del papeleo .
Por esta razón la administración manual de documentos es normalmente muy ineficaz e ineficiente.
Ineficacia equivale al mal servicio. La administración manual de documentos es ineficaz por que esta muy lejos de dar una respuesta satisfactoria a las necesidades que le plantean las personas implicadas en procesos en los que intervienen esos documentos. El papeleo les ocasiona retrasos, pérdidas materiales, molestias y muchos otros inconvenientes. El papeleo vuelve a los procesos engorrosos.
