Propuesta de un manual de gestión documental y de archivo para las unidades de coordinación con aplicación a la coordinación general de gestión empresarial de Petroindustrial

Abstract

Este proyecto de investigación tiene por finalidad presentar una propuesta para establecer un manual de Gestión Documental y de Archivo para las Unidades de Coordinación con aplicación a la Coordinación General de Gestión Empresarial de Petroindustrial, estructurando los procesos y procedimientos que son necesarios, para incorporar el manual como herramienta administrativa de Gestión Documental y Archivo que permita minimizar el uso de papel a través del uso de herramientas informáticas, reduciendo gastos en materiales de oficina. Para facilitar la comprensión y la elaboración del presente trabajo de investigación, en su fase de planificación, se ha visto conveniente dividir el contenido en seis capítulos, de manera que el resultado final sea una propuesta de un manual de Gestión Documental y de Archivo para las Unidades de Coordinación con aplicación a la Coordinación General de Gestión Empresarial de Petroindustrial que considere la aplicación de herramientas gerenciales modernas en su gestión. En el primer capítulo se explican las características generales y especificas de Petroindustrial, marco teórico que consiste en una recopilación de los conceptos de mayor importancia que serán utilizados en el transcurso del trabajo de investigación, explicando de forma general de lo que es Gestión Documental y Archivo, tomando en cuenta teoría de gestión, teoría administrativa, teoría de sistemas y teoría de procesos son la base teórica y científica para la realización del manual de Gestión Documental y Archivo. El segundo capítulo corresponde al análisis del entorno en que se desenvuelve la organización como son los factores económicos, políticos, sociales, jurídico y tecnológicos, que están ligados al desarrollo Petroindustrial, el análisis se divide en análisis del macroambiente, microambiente y análisis interno de la Coordinación de General de Gestión Empresarial. En el Tercer capítulo consiste en el direccionamiento estratégico de la Coordinación General de Gestión Empresarial, se hace una descripción de la cadena de valor, principios y valores, misión y visión, objetivos estratégicos y mapa estratégico. En el capítulo cuarto consiste en el levantamiento y selección de procesos, caracterización de los procesos documentales y archivo, flujo diagramación y hoja ISO, determinamos como se encuentra los procesos documentales y archivo para la realización del manual. En el capitulo quinto determinamos la propuesta del manual de Gestión Documental y de Archivo presentamos el objetivo del manual, codificación de los documentos, descripción de los procesos propuestos de Gestión Documental y Archivo, responsables del proceso, perfil de los puestos, organigrama, presupuesto y cronograma de actividades. En el capitulo sexto se determinan las conclusiones y recomendaciones de esta propuesta del manual de Gestión Documental y Archivo para las Unidades de Coordinación con aplicación a la Coordinación General de Gestión Empresarial de Petroindustrial.