Desarrollo de una aplicación web de gestión documental y un chatbot para mejorar la trazabilidad de documentos ingresados en el departamento de archivo del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Intercultural (GADMIC) Pujilí.

Abstract

Este trabajo de investigación trata del desarrollo de una aplicación web de gestión documental y un chatbot que tienen el objetivo de mejorar la trazabilidad de los documentos ingresados en el archivo del GADMIC Pujilí. El proyecto brinda solución a los funcionarios de esta institución (alcalde, asesores, secretario, directores y líderes de unidades) quienes necesitan de un sistema donde se puedan monitorear y atender los trámites que ingresan y son asignados hacia los funcionarios nombrados, digitalizando el flujo de trabajo que se realiza manualmente. Para lograr este objetivo se utilizó el MERN Stack de JavaScript que utiliza Mongo DB como base de datos, Express como librería del lado del servidor Node para crear el API que será consumida por la aplicación de React del lado del cliente. El objetivo del chatbot desplegado en la página de Facebook de la institución es brindar información a los solicitantes externos quienes se acercan a dejar sus oficios en el departamento de archivo. A través de mensajes de texto y siguiendo el flujo de diálogo establecido el chatbot es capaz de consultar la información trámite. El uso de la plataforma Dialogflow de Google favoreció en el desarrollo del flujo de conversación, facilitando la comprensión de los mensajes de los usuarios y entendiendo sus intenciones para así obtener parámetros de consulta y solicitar al servidor la información sobre un trámite. Siguiendo el marco de trabajo SCRUM logramos desarrollar dichas aplicaciones en iteraciones donde se agregan incrementos de valor en función de las necesidades de los usuarios, logrando así tener los productos adecuados que se ajustan a las necesidades y resuelven los problemas de los funcionarios.